Używamy informacji zapisanych za pomocą plików cookies m.in. w celach reklamowych i statystycznych oraz w celu dostosowania naszych serwisów do indywidualnych potrzeb użytkowników.
Korzystanie z naszych serwisów internetowych bez zmiany ustawień dotyczących cookies oznacza, że będą one zapisane w pamięci urządzenia.
x
Program ocen zgodności
Program audytów zgodności
Rejestr niezgodności
Aby móc zarządzać programem audytów zgodności, musisz być zalogowany oraz mieć wykupiony Pakiet OPTIMA.


OPIS FUNKCJONALNOŚCI:

Zostań Menedżerem zgodności w swojej Organizacji!

Stwórz roczny program audytów zgodności w Twojej Organizacji oraz monitoruj ich wykonywanie.

Menedżer zgodności oraz powołani przez niego Oficerowie zgodności mogą w prosty sposób zaplanować wykonywanie audytów zgodności. Wystarczy, że klikną w zielony przycisk Dodaj, widoczny tylko przez nich pod tabelką z Programem audytów zgodności na dany rok.

Otworzy się wówczas okno dodawania nowego audytu zgodności. W oknie tym należy wskazać:

  • zakres obszaru, który ma podlegać audytowi,

  • audytorów odpowiedzialnych za wykonanie audytu,

  • termin wykonania audytu.

Zakres obszaru tworzy się spośród zdefiniowanych wcześniej obiektów i aspektów. Można zaplanować kompleksowy audyt zgodności dotyczący całej Organizacji lub poszczególnych obiektów. Podobnie jest z zakresem merytorycznym – można audytować poszczególne aspekty lub całość oddziaływania danego obiektu. Program wyświetli listę audytorów zgodnie z uprawnieniami przyznanymi im w Dziale Organizacja – Zespół zgodności.ednemu z audytorów należy przypisać rolę audytora wiodącego.

Po dodaniu audytu zgodności pojawi się on w Programie audytów na dany rok. Audytor wiodący (zaznaczony w tabelce na czerwono) będzie miał widoczny przycisk „Utwórz” w kolumnie Plan audytu. Po jego kliknięciu otwiera się okno dodawania planu audytu, w którym audytor wiodący przypisuje poszczególnych audytorów oraz audytowanych do danego zakresu obszaru, a także ustala terminy i godziny spotkań.

Po zakończeniu tworzenia planu audytu program automatycznie stworzy formularze audytowe dla poszczególnych pozycji planu audytu. W formularze te mogą wejść audytorzy odpowiedzialni za ich wypełnienie.

Wypełnienie formularza jest proste i intuicyjne. Każde wymaganie prawne lub wymaganie własne z danego zakresu obszaru stanowi osobny wiersz formularza. Dla każdego wymagania należy kliknąć jedno z pól:

  • Z - zgodność,

  • N – niezgodność,

  • RN – ryzyko niezgodności.

Ponadto należy uzasadnić swój wybór, wypełniając pole „Opis”. Można dodatkowo wypełnić pole „Dowody/uwagi”.

Każde wymaganie w formularzu audytu zgodności jest podlinkowane – kliknięcie w jego nazwę spowoduje otwarcie danego wymagania prawnego lub wymagania własnego w osobnym oknie przeglądarki internetowej. Dzięki temu audytor może szybko zapoznać się z opisem oraz brzmieniem przepisów prawnych, regulujących dane zagadnienie. Pomocnym narzędziem mogą być „Pytania kontrolne” zawarte w opisach wymagań prawnych.

W przypadku zaznaczenia N (niezgodność) lub RN (ryzyko niezgodności) należy wypełnić dodatkowo kartę niezgodności, klikając w przycisk „Dodaj”, który pojawi się w ostatniej kolumnie formularza.

Aby zapisać wyniki audytu należy kliknąć „Zapisz” na dole formularza. Po wypełnieniu wszystkich wierszy należy kliknąć „Zakończ”. Gdy wszystkie formularze danego audytu zostaną zakończone, zmieni się również status całego audytu na „Zakończony”. Formularze te mogą zostać sprawdzone i zatwierdzone przez Menedżera zgodności i/lub Oficera zgodności.
DODAWANIE NOWEGO AUDYTU ZGODNOŚCI

  1. Wejdź w „Ocena zgodności – Program audytów zgodności" na górnej belce.

  2. Wybierz rok, dla którego chcesz dodać nowy audyt zgodności, a następnie kliknij przycisk „Dodaj" pod tabelką.

  3. W oknie „Dodaj audyt" wybierz kolejno: rodzaj obszaru, obszar oraz zakres obszaru, a następnie skład audytorów, audytora wiodącego oraz termin (od do) wykonania audytu zgodności.

  4. Kliknij przycisk „Zapisz", aby zakończyć dodawanie nowego audytu zgodności.

  5. Kliknij „OK" w komunikacie „Pomyślnie dodano pozycję audytu zgodności".

UTWORZENIE PLANU AUDYTU ZGODNOŚCI

  1. W „Programie audytów zgodności” wybierz rok oraz sprawdź, czy jesteś wymieniony w kolumnie „Audytorzy” jako audytor wiodący (nazwisko audytora wiodącego wyróżnia się czerwonymi literami). Jeśli tak, to kliknij przycisk „Utwórz” w kolumnie „Plan audytu” przy twoim audicie.

  2. Wypełnij formularz planu audytu zgodności, wybierając dla każdego zakresu obszaru audytora i audytowanego oraz ustalając datę i godzinę (od do) przeprowadzenia audytu.

  3. Kliknij przycisk „Zapisz”, a następnie przycisk „Zakończ”, aby zakończyć tworzenie planu audytu zgodności.

  4. Kliknij „OK” w komunikacie „Pomyślnie dodano plan audytu zgodności”.

WYPEŁNIANIE FORMULARZA AUDYTU ZGODNOŚCI

  1. W „Programie audytu zgodności" wybierz rok oraz sprawdź, czy jesteś wymieniony w kolumnie „Audytorzy". Jeśli tak, to sprawdź w jakim terminie powinieneś przeprowadzić audyt zgodności oraz czy jest już opracowany plan audytu.

  2. Kliknij przycisk „Zobacz” w kolumnie „Plan audytu” przy twoim audicie zgodności – otworzy się wówczas plan audytu. Sprawdź w planie audytu zakres audytowanego przez ciebie obszaru oraz dokładną datę i godzinę przeprowadzenia audytu. Aby rozpocząć wypełnianie twojego formularza audytu zgodności kliknij w jego symbol w planie audytu.

  3. Wypełniaj poszczególne pozycje formularza audytu zgodności zgodnie z zamieszczoną instrukcją.

  4. W przypadku trudności w ocenie danego wymagania kliknij w jego nazwę - otworzy się ono wówczas w nowym oknie przeglądarki internetowej.

  5. W przypadku zaznaczenia niezgodności (N) lub ryzyka niezgodności (RN) przy danym wymaganiu w ostatniej kolumnie pojawi się przycisk „Dodaj" -- kliknij w niego, aby dodać kartę niezgodności.

  6. Wypełnij pole „Przyczyny niezgodności" oraz dodaj minimum jedno działanie (naprawcze, korygujące lub zapobiegawcze), określając jego nazwę, osobę odpowiedzialną oraz termin. Kliknij przycisk „Zapisz" w celu dodania karty niezgodności.

  7. W razie konieczności przerwania wypełniania formularza audytu zgodności, kliknij przycisk „Zapisz" na dole formularza, aby nie utracić wprowadzonych danych.

  8. Po wypełnieniu wszystkich pozycji formularza audytu zgodności oraz wszystkich kart niezgodności kliknij przycisk „Zapisz", a następnie przycisk „Zakończ".